Средства Управления пользовательскими данными гарантируют доступность пользовательских данных (личных файлов и документов) и их защиту — независимо от режима (автономного или online) и компьютера сети, на котором работает клиент. Это обеспечивается путем отображения личных данных в сети (на надежных серверах, где выполняется резервное копирование) и локального кэширования выбранных сетевых данных. Например, пользователи могут переопределять путь к некоторой папке и задавать ее новое местоположение на локальном компьютере или на общем сетевом ресурсе. Таким образом, пользователи могут работать с общими документами, хранящимися на защищенном сервере, с сохранением видимости того, что эти документы находятся на локальном диске.

В случае отказа сети работу пользователей с общими документами обеспечивают автономные папки (offline folders). Если пользователь разрешает автономную работу с некоторым файлом или папкой, то копия этого общего файла или папки хранится на локальном компьютере. Если этот компьютер не может обращаться к сети, пользователь может редактировать локальную версию кэшированного документа. После восстановления доступа к сети модифицированный документ копируется обратно на общий сетевой ресурс.

Нужно отметить, что данные "следуют" за пользователем только тогда, когда они расположены в соответствующей папке (например, в Мои документы), настроенной для такого режима работы.